Registertilsynets afgørelse i

"Registersagen" - 1995

 

REGISTERTILSYNET
CHRISTIANS BRYGGE 28.4 - 1559 KØBENHAVN V
TELEFON 33143844 - TELEFAX 33133843

Ref.: ABP/km
Dato: 10 OKT. 1995
Journalnr.: 1995-1114-083, 1995-1411-024

Støttegruppen for
tidligere Jehovas Vidner
Postboks 584
2200 København N

Ved skrivelse af 1. juli 1995 har Støttegruppen for tidligere Jehovas Vidner rettet henvendelse til Registertilsynet i anledning af, at et manuelt register over tidligere Jehovas Vidner blev fundet af Holbæk Politi. Registeret blev efterfølgende tilbageleveret til Jehovas Vidner.

Støttegruppen har i den forbindelse anført, at Jehovas Vidner ikke har efterkommet diverse pålæg, som Registertilsynet meddelte Jehovas Vidner ved skrivelse af 14. september 1992.

Idet der henvises til Registertilsynets skrivelse af dags dato til Jehovas Vidner, som vedlægges i kopi, skal tilsynet meddele Støttegruppen, at man på det foreliggende grundlag ikke foretager sig yderligere i sagen.

P. R. V.
sign.
Henrik Waaben

 



REGISTERTILSYNET
CHRISTIANS BRYGGE 28.4 - 1559 KØBENHAVN V
TELEFON 33 1438 44 - TELEFAX 33 133843

Ref.: ABP/km
Dato: 10 OKT. 1995
Journal nr.: 1995-1114-083, 1995-1411-024

Jehovas Vidner
stenhusvej 28
4300 Holbæk

Ved skrivelse af 14. september 1992 (J.nr. 1992-1200-117) har Registertilsynet i medfør af lov om private registre § 23, stk. 1, meddelt Jehovas Vidner visse pålæg.

Jehovas Vidner blev pålagt at foretage sletning af enhver oplysning registreret i de lokale menigheder og på landskontoret om personer, der selv melder sig ud eller bliver ekskluderet, samt tillige drage omsorg for, at sådanne oplysninger ikke fremover registreredes. Dog kunne en registrering, der udelukkende indeholdt identifikationsoplysninger om ekskluderede medlemmer samt datoen for eksklusionen, fortsat finde sted. Endvidere kunne tidspunktet for en eventuel genoptagelse registreres. Alle oplysninger om udmeldte medlemmer, herunder om udmeldelsesdato, var derimod omfattet af pålægget.

Jehovas vidner blev endvidere pålagt at slette registrerede oplysninger på landskontoret og i de lokale menigheder om årsagen til, at der er truffet disciplinære foranstaltninger imod et medlem af trossamfundet, samt drage omsorg for, at sådanne oplysninger ikke registreredes fremover. Herefter måtte alene selve oplysningen om indholdet af en disciplinær foranstaltning mod et fortsat medlem registreres.

Sagen var blevet rejst i anledning af, at et manuelt register med personlige oplysninger om udstødte medlemmer var blevet stjålet fra landskontoret i Holbæk i 1991. Dette register indeholdt efter det oplyste den type oplysninger, som var omfattet af pålæggene af 14. september 1992.

Ved skrivelse af 3. juli 1995 rettede Registertilsynet henvendelse til Jehovas Vidner i anledning af, at tilsynet den 30. juni 1995 fik oplyst af Holbæk Politi, at der var blevet fundet et manuelt register over tidligere medlemmer af Jehovas Vidner. Materialet var efterfølgende blevet overdraget til Jehovas Vidner.

Ved skrivelse af 1. juli 1995 har Støttegruppen for tidligere Jehovas Vidner endvidere rettet henvendelse til Registertilsynet vedrørende det fundne register. Støttegruppen har i den forbindelse anført, at Jehovas Vidner ikke har efterkommet Registertilsynets pålæg af 14. september 1992.

Ved skrivelse af 5. juli 1995 har Jehovas Vidner afgivet en udtalelse i sagen, som Støttegruppen har kommenteret ved skrivelser af 15. juli og 25. juli 1995.

Den 18. august 1995 afholdtes et møde mellem Jehovas Vidner og Registertilsynet på Jehovas Vidners landskontor i Holbæk. I denne forbindelse fik Registertilsynet forevist forskellige formularer og blanketter (S-77-D, S-79a-D og S-79b-D) samt en vejledning af 20. oktober 1992 angående fortrolige oplysninger om menighedens arkiv. Registertilsynet fik endvidere lejlighed til at foretage kontrol af diverse manuelle registre.

 

Kopi af endeligt referat vedlægges.

Ved skrivelse af 24. august 1995 fremkom Jehovas Vidner med supplerende bemærkninger, som Støttegruppen har kommenteret ved skrivelse af 8. september 1995. Støttegruppens skrivelse vedlægges i kopi.

Det fremgår herefter af sagen, at det materiale, som Holbæk Politi tilbageleverede til Jehovas Vidner, omfattede regnskabsmateriale, disketter med sikkerhedskopier samt korrespondance med menighederne vedrørende udstødelsessager og lign.

Jehovas Vidner har oplyst, at man ved modtagelsen foretog en gennemgang af materialet. Støttegruppen har i den forbindelse gjort gældende, at materialet under gennemgangen må være blevet sammenholdt med oplysninger i et mindre kartotek indeholdende følsomme oplysninger, som Jehovas Vidner efter Støttegruppens opfattelse må have haft i forvejen. Det ville ellers ikke være muligt at konstatere, hvorvidt der manglede noget af det stjålne materiale.

Jehovas Vidner har imidlertid oplyst, at gennemgangen blev foretaget på grundlag af den oprindelige anmeldelse af tyveriet til politiet. På anmeldelsen var opstillet en liste over kasser med menighedsmapper samt en kasse med kuverter. Listen var udarbejdet på grundlag af skilte på de arkivkasser, som materialet var blevet fjernet fra i forbindelse med tyveriet. I forbindelse med gennemgangen blev det konstateret, at der mangler ca. 12 sagsmapper af det oprindelige materiale.

Jehovas Vidner har endvidere oplyst, at man ikke længere har registreret nogle af de typer af oplysninger, som var omfattet af Registertilsynets skrivelse af 14. september 1992, hverken manuelt eller på diskette.

For så vidt angår efterkommelsen af Registertilsynets pålæg af 14. september 1992 er det oplyst, at Jehovas Vidner (Selskabet) i vejledningen af 20. oktober 1992 har bedt menighederne om at bringe deres arkiver i overensstemmelse med Registertilsynets pålæg og anvisninger i skrivelsen af 14. september 1992. Herudover er menighederne i vejledningen blevet instrueret i den fremtidige håndtering af retlednings-, udstødelses- og afskærelsessager, med henblik på, at denne fremover ville foregå i overensstemmelsé med anvisningerne i ovennævnte skrivelse.

Jehovas Vidner har endvidere mundtligt indskærpet disse retningslinier. Tilsynsmændene påser løbende overholdelsen af trossamfundets regler, herunder de procedurer, som er beskrevet nedenfor.

Ved skrivelse af 27. oktober 1992 har advokat Hans Henrik Gamborg fremsendt et eksempel på en erklæring, ifølge hvilken en menighed erklærer at have gennemgået alle dens arkiver og have fjernet og tilintetgjort alle personlige oplysninger af den art, som er omfattet af Registertilsynets pålæg. Det oplystes i den forbindelse, at Selskabet havde afsluttet gennemførelsen af Registertilsynets pålæg.

For så vidt angår de procedurer, som Jehovas Vidner følger nu i forbindelse med retlednings-, udstødelses- og afskærelsessager, har Jehovas Vidner oplyst følgende:

Jehovas Vidner har ca. 100 udstødelses- og afskærelsessager om året. Behandlingen af en sag tager kun få dage. I tilfælde af appel - appelfristen er 7 dage - tilstræbes det at nedsætte et nyt udvalg og få sagen afgjort så hurtigt som muligt.

Tidligere anvendtes i disse sager retningslinjerne i håndbogen "Giv agt på jer selv og på hele hjorden", som er en intern kursusbog, der bruges, når Jehovas Vidner holder kurser for de lokale tilsynsmænd i menigheden. Tilsynsmændene er imidlertid blevet bedt om at lave en henvisning til vejledningen af 20. oktober 1992, og det er således denne vejledning, som er gældende.

 

Retledningssager:

Hvis et døbt vidne overtræder visse bibelske retningslinier, nedsættes et lokalt udvalg af ældste, som i de tilfælde, hvor der ikke sker udstødelse, retleder personen. Der bliver i den forbindelse i den lokale menighed alene registreret oplysning om personens navn, menighedens navn og nummer, dato, hvilken sanktion, der er blevet iværksat, samt navnene på de ældste, som behandlede sagen. Dette fremgår af vejledningen af 20. oktober 1992. Årsagen til retledningen registreres derimod ikke, hverken manuelt eller på edb.

Såfremt der er tale om en person, som har ansvarsopgaver i trossamfundet, indberettes sagen til Selskabet. De nærmere oplysninger om årsagen til retledningen beskrives på et særskilt ark. Efter personen er blevet frataget sin opgave, tilintetgøres oplysningerne om årsagen til retledningen.

Ifølge vejledningen skal menigheden beholde en kopi af arket i 2 måneder af hensyn til eventuelle spørgsmål fra Selskabet. Derefter skal det tilintetgøres.

 

Udstødelsessager:

Udstødelsessager behandles i første instans af et lokalt råd af ældste. Hvis personen ikke ønsker at appellere afgørelsen, vil der blive sendt en formular (5-77-D) til selskabet.

Denne formular indeholder oplysninger om menighedens navn, by og nummer, navnene på de ældste, som har siddet i det dømmende udvalg, personens navn, dato for offentliggørelse af udstødelsen samt oplysning om, hvorvidt vedkommende er ældste, menighedstjener, pioner eller opført som modtager af menighedens blade. Herudover er der oplysninger om tidligere udstødelse og genoptagelse.

Endelig er der på formularen et felt, hvori menigheden opfordres til at give en kort, men fuldstændig beskrivelse af sagen. Beskrivelsen indeholder oplysninger om personens rent private forhold. Ifølge vejledningen må formularen imidlertid ikke indeholde navne på andre end den person, der har forsyndet sig. Registertilsynet fik forevist et eksempel herpå under mødet den 18. august 1995.

Selskabet gennemgår ved modtagelsen sagen med henblik på at kontrollere, om der er den fornødne bibelske grund til udstødelsen, samt at procedurereglerne er fulgt. Herefter lægges et hvidt stykke papir over feltet med sagsbeskrivelsen, formularen kopieres og lægges i Selskabets arkiv, og den originale formular makuleres. Der gemmes således ingen oplysninger om årsagen til udstødelsen.

Såfremt en person appellerer en afgørelse, nedsættes et nyt råd af ældste fra en anden menighed. Indberetningen til selskabet sker da først efter dette udvalgs gennemgang af sagen. I de tilfælde, hvor det nye udvalg når frem til et andet resultat end det første, træffer Selskabet endelig afgørelse i sagen.

Heller ikke i disse situationer gemmes der oplysninger om årsagen til udstødelsen.

Udvalgets ordstyrer skal beholde en kopi af formularen, indtil selskabet har bekræftet afgørelsen. Det er anført på bagsiden af formularen, at menighedens kopi herefter straks skal tilintetgøres.

I forbindelse med udstødelsessagerne sender det dømmende udvalg foruden ovennævnte formular tillige to udfyldte kort, S-79a-D ("rødt kort") og S-79b-D ("gult kort"), til selskabet. Disse kort indeholder alene oplysninger om navnet på personen, menigheden, dato for bekendtgørelsen af udstødelsen samt navnene på det dømmende udvalgs medlemmer. På det "gule kort" er der endvidere en linie til angivelse af dato for genoptagelse.

Efter selskabets godkendelse af en afgørelse sendes det "gule kort" tilbage til menigheden og lægges i dennes arkiv. Det "røde kort" opbevares på selskabet.

I tilfælde af genoptagelse skal det tidligere medlem henvende sig hos den menighed, som har truffet afgørelsen om udstødelse. Herefter sender menigheden det "gule kort" til selskabet med dato for genoptagelse. Menigheden modtager herefter en kopi af kortet til dens eget arkiv.

 

Afskærelsessager:

Begrebet afskærelse omhandler den situation, hvor et medlem fornægter troen. I de tilfælde, hvor et medlem i forbindelse med en udstødelsessag fornægter troen, vil sagen blive behandlet i overensstemmelse med reglerne for afskærelsessager, ikke udstødelsessager.

Der nedsættes et udvalg til at behandle sagen. Udvalgets afgørelse indberettes på S-77-D-formularen. selskabet gennemgår sagen, hvor efter formularen makuleres. Der tages ingen kopi, og der gemmes i øvrigt ingen oplysninger om personen, hverken i menigheden eller på Selskabet. Der udfyldes således heller ingen kort. Det dømmende udvalg beholder en kopi af formularen, indtil selskabet har bekræftet afgørelsen. Herefter tilintetgøres kopien.

Såfremt et tidligere medlem, som har afskåret sig, ønsker genoptagelse, skal denne henvende sig til den menighed, som han har været medlem af. Menigheden giver i tilfælde af genoptagelse Selskabet besked pr. brev, og selskabet sender herefter menigheden et optegnelseskort vedrørende genoptagelse efter afskærelse, S-79c-D.

Som nævnt ovenfor fik Registertilsynet lejlighed til at gennemgå Jehovas Vidners manuelle registre på landskontoret i forbindelse med mødet den 18. august 1995. Registertilsynet fik forevist Selskabets manuelle arkiv over "røde kort", som er ordnet alfabetisk efter de udstødte personers navne. Der var i arkivet tillige kort, fra før Registertilsynets pålæg blev meddelt Jehovas Vidner.

Ved en stikprøvekontrol af kortene konstateredes det, at ingen af de "røde kort" indeholdt oplysninger om årsagen til udstødelsen. På de gamle kort havde der været anført årsag til udstødelsen i et felt på kortene, typisk beskrevet med ét ord. Dette felt ("Grund") var blevet dækket ved hjælp af en korrekturroller. på enkelte kort var det dog alligevel muligt at læse den originale tekst igennem rollerlaget.

Registertilsynet fik endvidere forevist Selskabets arkiv over menighedsmapper. Disse indeholdt bl. a. S-77-D-formularerne.

Der blev foretaget en stikprøvekontrol af disse. oplysninger om årsagen til udstødelserne var fjernet som oven for beskrevet. For så vidt angår udstødelser, som havde fundet sted før Registertilsynets pålæg, var der udarbejdet et ark pr. sag, som ikke indeholdt oplysninger om årsag. Disse ark var udarbejdet på grundlag af gammel korrespondance mellem Selskabet og menighederne, som nu er blevet tilintetgjort.

Jehovas Vidner har oplyst, at der ikke registreres oplysninger på edb eller overføres oplysninger til udlandet i forbindelse med retlednings-, udstødelses- og afskærelsessager.

Støttegruppen har i den forbindelse anført, at det følger af regelsamlingen "Branch office Procedure", kap. 1:65, at:

"Please inform us when any eldes appointed by the Governing Body terminates his eldership for any reason or is transfered from one braneh of service to another, ar from Bethel to circut ar district work, go we can keep an accurate and up-to-date list".

 

Registertilsynet skal herefter udtale følgende:

Lov om private registre finder efter § 1, stk. 1, anvendelse på registrering, der omfatter personoplysninger, og hvor der gøres brug af elektronisk databehandling (edb-registre), og systematisk registrering, der omfatter oplysninger om personers, institutioners, foreningers eller virksomheders private eller økonomiske forhold eller i øvrigt oplysninger om personlige forhold, som med rimelighed kan forlanges unddraget offentligheden (manuelle registre) .

Udtrykkene "systematisk registrering" og "registre" anvendes i loven om enhver systematisk opbevaring af oplysninger, hvad enten der er tale om maskinelle opbevaringsformer eller om manuelle kartoteker og lignende. også systematiske opbevaringsformer, der efter traditionel sprogbrug ikke opfattes som registre, er omfattet af loven. Det gælder f.eks. opbevaring i en samling aktmapper, der er opbygget efter et bestemt system. Ved at stille krav om, at registreringen skal være systematisk, er det præciseret, at loven ikke omfatter enkeltstående eller mere tilfældige registreringer.

Registertilsynet finder efter det oplyste generelt at måtte lægge til grund, at Jehovas Vidner har slettet de allerede registrerede oplysninger om retlednings-, udstødelses- og afskærelsessager i overensstemmelse med Registertilsynets pålæg herom af 14. september 1992, herunder oplysningerne i det materiale, som Jehovas Vidner fik tilbageleveret fra politiet. Registertilsynet finder dog, at oplysningerne om grunden til udstødelser på de "røde kort" skal fjernes helt, f.eks. ved udskæring af det område på kortene, hvor teksten, som beskriver grunden, oprindeligt er blevet skrevet.

Registertilsynet finder endvidere efter det oplyste at måtte lægge til grund, at Jehovas Vidner har indrettet procedurerne omkring retlednings-, udstødelses- og afskærelsessager i overensstemmelse med Registertilsvnets pålæg og anvisninger herom.

For så vidt angår opbevaring af materiale i Selskabet og i de lokale menigheder i forbindelse med behandlingen af retlednings-, udstødelses- og afskærelsessagerne finder Registertilsynet ikke, at der er tale om registre i lovens forstand. Man har herved lagt vægt på, at oplysningerne opbevares i meget kort tid, at der i langt de fleste tilfælde vil være tale om oplysninger om kun én person ad gangen, samt at oversendelse/opbevaring sker med henblik på foretagelse af kontrol eller med henblik på besvarelse af forespørgsler vedrørende den enkelte sag. Der sker ikke herved en systematisk registrering af oplysningerne om medlemmer impliceret i den pågældende type af sager.

Registertilsynet har i den forbindelse noteret sig, at det er anført på bagsiden af udstødelsesformularen, at menighedens kopi skal tilintetgøres straks, efter at Selskabet har bekræftet afgørelsen, at det "gule kort", som returneres til menigheden, ikke indeholder oplysninger om årsagen til udstødelsen, samt at Selskabet fjerner feltet på S-77-D-formularen med sagsbeskrivelsen efter gennemgangen af sagen.

Registertilsynet har endvidere noteret sig, at oplysninger om medlemmer med ansvarsopgaver i trossamfundet, som bliver retledt, tilintetgøres efter, at Selskabet har frataget vedkommende dennes opgave, samt at materialet om den enkelte ikke opbevares i menigheden i et længere tidsrum end 2 måneder.

Registertilsynet har endelig noteret sig, at S-77-D-formularen i afskærelsessagerne tilintetgøres efter Selskabets gennemgang af sagen.

For så vidt angår videregivelse af oplysninger til udlandet finder Registertilsynet efter det oplyste at måtte lægge til grund, at der ikke sker en videregivelse til udlandet af oplysninger af den karakter, som er omfattet af Registertilsynets pålæg. Man har i den forbindelse noteret sig, at citatet fra regelsamlingen "Branch office Procedure" ikke indebærer, at der skal ske videregivelse af oplysninger om årsagen til, at en ældste ikke længere bestrider en bestemt post eller bliver flyttet til en anden post.

Registertilsynet skal anmode om at modtage underretning, når oplysningerne på de "røde kort" om grunden til en udstødelse er fjernet helt. Man skal anmode om, at dette sker senest 4 uger fra dags dato.

P. R. V.
sign
Henrik Waaben